POLITYKA PRYWATNOŚCI & POLITYKA COOKIES

Wersja 1.1. Obowiązuje od 9 października 2026 r.

Do 8 października 2026 r. obowiązuje wersja 1.0: pobierz PDF.

1. Administrator

Administratorem danych jest Movement Care Tomasz Hruświcki, ul. Czarnucha 11/7, 61-612 Poznań, NIP 9721303184, REGON 384305064.

Kontakt w sprawach prywatności: tomasz@movementcare.pl, tel. +48 725 166 693.

Polityka dotyczy strony movementcare.pl, sklepu, formularzy, usług treningowych, korespondencji i newslettera. Dokumentacja medyczna fizjoterapii jest prowadzona w odrębnym procesie i odrębnym systemie.

2. Jakie dane są przetwarzane

W zależności od kontaktu i usługi przetwarzane mogą być:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe,
• dane zamówienia, płatności i faktury,
• treść korespondencji i reklamacji,
• dane zawodnika, cele, dostępność oraz informacje treningowe z urządzeń i platform, w tym moc, tętno, obciążenie i samopoczucie,
• informacje dotyczące zdrowia przekazane dobrowolnie w zakresie potrzebnym do bezpiecznego planowania sportowego, w tym wyniki badań, jeżeli zawodnik je przekaże, oraz dane z urządzeń i platform, które mogą ujawniać stan zdrowia, np. HRV, tętno spoczynkowe, sen, wpisy o chorobie lub urazie,
• adres e-mail, historia zgody i podstawowe statystyki newslettera,
• dane techniczne strony, w tym adres IP, logi, identyfikatory internetowe i ustawienia cookies.

Dane są pozyskiwane bezpośrednio od klienta, płatnika lub zawodnika, z formularzy, sklepu i korespondencji oraz z platform treningowych, do których zawodnik udzielił dostępu.

3. Cele i podstawy

Dane są przetwarzane w następujących celach:

1. Zawarcie i wykonanie umowy: obsługa zamówienia, płatności, faktury, konsultacji, planu i opieki trenerskiej, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
2. Obowiązki prawne i podatkowe: prowadzenie rozliczeń i dokumentacji wymaganej prawem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3. Reklamacje, bezpieczeństwo i obrona roszczeń: na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO.
4. Dane dotyczące zdrowia w coachingu: wyłącznie po wyrażeniu osobnej, wyraźnej zgody, na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
5. Newsletter i marketing elektroniczny: na podstawie dobrowolnej zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.
6. Działanie i bezpieczeństwo strony: na podstawie uzasadnionego interesu administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej w zakresie korzystania z urządzenia użytkownika.
7. Analityka i marketing internetowy: po uzyskaniu zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej.

Podanie danych wymaganych do zawarcia i wykonania umowy jest dobrowolne, ale bez nich realizacja może być niemożliwa. Zgody marketingowe i zgoda na dane dotyczące zdrowia są dobrowolne.

4. Dane dotyczące zdrowia w coachingu

1. Coaching jest usługą sportową i nie stanowi dokumentacji medycznej.
2. movementcare zbiera wyłącznie informacje potrzebne do oceny wpływu zdrowia na bezpieczne planowanie treningu.
3. Pełnej dokumentacji medycznej nie należy przesyłać zwykłym e-mailem. Jeżeli konkretny dokument jest potrzebny, służy do tego dedykowany formularz.
4. Dane z urządzeń i platform, które mogą ujawniać stan zdrowia, np. HRV, tętno spoczynkowe, sen oraz wpisy o chorobie lub urazie, są traktowane jak dane dotyczące zdrowia i przetwarzane na podstawie tej samej zgody. Bez zgody movementcare nie korzysta z tych danych przy planowaniu.
5. Informacje istotne dla treningu, w tym wybrane wyniki badań w postaci wartości albo wniosków, są zapisywane w karcie zawodnika w systemie do obsługi klientów (Notion). Mogą być analizowane z użyciem narzędzi opisanych w punkcie 9.
6. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Jeżeli dalsza realizacja bez tych danych nie jest bezpieczna, usługa może zostać wstrzymana lub zakończona.
7. Faktyczna fizjoterapia uruchamia osobny proces i dokumentację w systemie medycznym. Ta dokumentacja nie jest przetwarzana w narzędziach opisanych w punkcie 9.

5. Odbiorcy i dostawcy

Dane mogą być powierzane lub udostępniane tylko w zakresie potrzebnym do danego celu:

• dhosting.pl: hosting, domena, poczta techniczna, logi i kopie strony,
• Google Workspace Personal: Gmail, Calendar, Drive, Forms, Sheets i Apps Script; warunki obejmują aneks dotyczący przetwarzania danych,
• Notion (Notion Labs, Inc.): system do obsługi klientów, zamówień i notatek trenerskich, w tym informacji dotyczących zdrowia istotnych dla treningu; działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia,
• Anthropic (Claude, plan Team) oraz ewentualnie inni dostawcy narzędzi sztucznej inteligencji w planach biznesowych: wsparcie pracy trenera na zasadach z punktu 9; działają jako podmioty przetwarzające na podstawie umowy powierzenia,
• WooCommerce i WordPress: obsługa sklepu i strony,
• Stripe i WooPayments: obsługa płatności, zależnie od metody wybranej w kasie,
• InFakt i księgowość: faktury i rozliczenia,
• MailerLite: newsletter; w odniesieniu do danych subskrybentów działa jako podmiot przetwarzający,
• Intervals.icu i TrainingPeaks: realizacja usług treningowych i dostarczanie planów,
• WhatsApp: bieżący kontakt, jeżeli zawodnik wybierze ten kanał,
• Google Analytics, Google Tag Manager, WordPress.com lub Jetpack oraz Meta: analityka i marketing, wyłącznie w zakresie aktywnych narzędzi i po wymaganej zgodzie,
• Finezjo: wyłącznie w odrębnym procesie fizjoterapii,
• uprawnione organy, banki, operatorzy płatności, dostawcy IT i doradcy, jeżeli wynika to z prawa albo jest potrzebne do realizacji umowy lub obrony roszczeń.

Intervals.icu jest platformą wybieraną i autoryzowaną przez zawodnika. Dane aktywności i samopoczucia są prywatne domyślnie i stają się dostępne dla trenera po udzieleniu dostępu przez zawodnika.

6. Transfery poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza EOG. W takim przypadku stosowane są mechanizmy przewidziane przez RODO, w szczególności decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, Ramy ochrony danych UE–USA albo standardowe klauzule umowne.

Notion oraz dostawcy narzędzi sztucznej inteligencji, w tym Anthropic, przetwarzają dane w Stanach Zjednoczonych. Transfer jest zabezpieczony standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej, włączonymi do umów powierzenia tych dostawców.

Intervals.icu wskazuje przechowywanie danych w Niemczech i Finlandii, z możliwością korzystania z usług chmurowych wskazanych w jego polityce. MailerLite dla klientów z EOG wskazuje przechowywanie danych subskrybentów w Unii Europejskiej.

7. Okresy przechowywania

1. Dokumenty podatkowe i księgowe są przechowywane przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
2. Dokumenty umowne, korespondencja i reklamacje są przechowywane do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń albo zakończenia trwającego postępowania.
3. Dane treningowe są przechowywane przez czas współpracy oraz maksymalnie 3 lata po jej zakończeniu, jeżeli są potrzebne do rozliczenia współpracy lub obrony roszczeń. Dostęp do platformy jest odłączany po ustaniu celu.
4. Przesłany plik z danymi dotyczącymi zdrowia, np. skan wyników, jest usuwany co do zasady do 30 dni po analizie. Informacje istotne dla treningu zapisane w karcie zawodnika, w tym wybrane wyniki badań, są przechowywane do ustania celu albo wycofania zgody, a po zakończeniu współpracy nie dłużej niż przez okres wskazany w punkcie 3.
5. Dane newslettera są przetwarzane do wycofania zgody lub skutecznego sprzeciwu. Informacja o udzieleniu i wycofaniu zgody może być zachowana do upływu terminu przedawnienia roszczeń.
6. Logi bezpieczeństwa i dane techniczne są przechowywane przez okres uzasadniony bezpieczeństwem, diagnostyką i warunkami dostawcy, nie dłużej niż jest to potrzebne.
7. Dokumentacja medyczna fizjoterapii podlega osobnym okresom ustawowym.

8. Prawa osoby

Każdej osobie, w granicach wynikających z RODO, przysługuje prawo:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie,
• złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wniosek można wysłać na tomasz@movementcare.pl. Przed realizacją wniosku movementcare może zweryfikować tożsamość w zakresie koniecznym do ochrony danych.

9. Narzędzia AI i zautomatyzowane decyzje

1. movementcare korzysta z narzędzi sztucznej inteligencji jako wsparcia pracy trenera, w szczególności do analizy danych treningowych, porządkowania notatek oraz przygotowania szkiców planów, raportów i wiadomości.
2. Decyzje treningowe, treść przekazywana zawodnikowi i kontakt z klientem należą do trenera. Wyniki pracy narzędzi są przez niego weryfikowane.
3. movementcare korzysta wyłącznie z planów biznesowych, które spełniają jednocześnie poniższe warunki:
   • dostawca działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych,
   • transfer poza EOG jest zabezpieczony standardowymi klauzulami umownymi albo innym mechanizmem z punktu 6,
   • dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli dostawcy,
   • dostęp do rozmów ma wyłącznie trener, a udostępnianie rozmów i przesyłanie ich dostawcy w formie opinii są wyłączone,
   • dane mogą zostać usunięte po ustaniu celu.
4. Darmowe i prywatne konta narzędzi AI nie są używane do danych klientów, ponieważ nie obejmuje ich umowa powierzenia, a ich warunki mogą dopuszczać wykorzystanie rozmów do trenowania modeli.
5. Podstawowym narzędziem jest Claude firmy Anthropic w planie Team. movementcare może korzystać także z innych narzędzi AI, wyłącznie jeżeli spełniają warunki z punktu 3. Dodanie lub zmiana dostawcy jest odnotowywana w punkcie 5 i ogłaszana na stronie z datą zmiany.
6. Do narzędzi trafiają wyłącznie dane potrzebne do danego zadania. Dokumentacja medyczna fizjoterapii nie jest w nich przetwarzana.
7. Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec klienta decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na niego wpływały.

10. Bezpieczeństwo

Stosowane środki obejmują szyfrowanie transmisji, indywidualne konta, 2FA tam, gdzie jest dostępne, ograniczenie uprawnień, aktualizacje, kopie zapasowe, minimalizację danych, korzystanie z narzędzi AI wyłącznie w planie biznesowym z umową powierzenia oraz oddzielenie coachingu od dokumentacji medycznej.

11. Cookies i podobne technologie

Cookies to informacje zapisywane lub odczytywane na urządzeniu użytkownika. Strona wykorzystuje:

1. Cookies niezbędne: obsługa koszyka, sesji, bezpieczeństwa, ustawień zgody, działania WordPressa i WooCommerce oraz optymalizacji technicznej. Są używane bez odrębnej zgody w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi lub transmisji komunikatu.
2. Cookies analityczne: pomiar korzystania ze strony za pomocą aktywnych narzędzi, w szczególności Google Analytics, Google Tag Manager oraz statystyk WordPress.com lub Jetpack. Są uruchamiane po zgodzie.
3. Cookies marketingowe: pomiar kampanii, funkcje reklamowe i integracje Meta, jeżeli są aktywne. Są uruchamiane po zgodzie.
4. Treści zewnętrzne: osadzone materiały, np. YouTube lub Spotify, mogą korzystać z własnych technologii po uruchomieniu treści i uzyskaniu wymaganej zgody.

Aktualne kategorie i dostawcy są prezentowani w panelu ustawień cookies na stronie. Dokładne nazwy i czas działania poszczególnych cookies mogą zmieniać się wraz z aktualizacjami strony i dostawców, bez zmiany celu danej kategorii.

Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić lub wycofać zgodę w panelu ustawień cookies. Wycofanie zgody jest równie łatwe jak jej udzielenie. Cookies można również usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki, co może ograniczyć działanie części strony.

12. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana po zmianie prawa, usług lub dostawców. Aktualna wersja jest publikowana na stronie z datą obowiązywania. Poprzednia wersja 1.0 obowiązywała od 11 sierpnia 2026 r.